HCPの方たちの通信環境の状態が確認できたら、次は「アクセスのルート」の確認です。
【step2】
会議システムへの入り口へは？
１）メールかビジネスチャットか
「メール」などの連絡ツールの利用状況は、HCPの職種や所属部門により幅があります。
製薬企業ではメールとビジネスチャットを使い分けるルールがあることと思います。
しかし、メールを主体とする場合もあれば、ビジネスチャットを主軸に活用しているケースも少なくありません。
場合によっては、そのツールへのアクセスが制限されているケースもあり、組織ではなく個人のメールなどにつなぐことが必要なケースも出てくるかもしれません。無料利用のチャットサービスを便利に用いているケースもあります。
オンラインで情報をとる場合、メールで情報のやりとりを基本とすることを「伝える」必要があったり、代替ルートとして業務で利用しているチャットツールからアクセスする可能性に対応する必要があるかもしれません。
事前に連絡手段と通信を受け取る方法のオプション、アクセストラブルの際の電話での連絡の可否など、確認をしていきましょう。
２）デバイスは何か スマホからアクセスしてきたらどうする？
企業では見落としがちな点にはアクセスする「デバイス」の種類があります。
HCPが電子カルテを導入していれば、PCがデスクにあると想定できますのでPCからアクセスしてくださると思うでしょう。しかし、先生がデスクからアクセスするのかどうかはわかりません。
最近では、数年経過したPCよりもスマートフォンの方が映像やデータを受信する力が高かったり、移動の利便性も高いため、PCよりもタブレットやスマートフォンを運営主体としている組織も見受けられます。
実際、スマートフォンやタブレットを最大活用して起動力を高めて活躍するHCPの方も多いようです。
オンライン・リモートMRとして繋がる際に、「視聴はどこでどのようにするのか」について、
想定をどこに置くのか、そしてもし、想定外への対応をどうするのかを考えてみましょう。
ご案内の際に、PCあるいはタブレットサイズでのアクセスが必要であることを「注意事項」としてお示しすることも一案ですが、仮にそうでないアクセス方法で対話することになるようでしたら、その時どのようにご案内する方がいいのか、など様々な想定を考えていきましょう。
この点については、企業全体で検討することが重要です。
３）プロジェクトチームでトライアンドエラーを続けよう
オンライン・リモートMRを構築するには、組織を飛び越えてITの担当、研修の担当、実際に使うMRやMSLの方たち全てが協力してなせる技です。
この柔軟かつ失敗と成功を繰り返せる合同チームの結成がお勧めです。「組織」を超え成果を最短で最大限に出すチームを是非ご検討ください。
４）全員で成果を上げるモチベーション
実は、研修を承る私たちも同様です。
必要最低限のオンライン環境をクライアントの皆様へ確認し、事前にオンラインで実際各々のアクセスポイント、利用システムで有効に機能するかどうかをプレテストを行います。
それでも、当日は通信やシステムアクセスに何らかの問題が生じるケースがあります。
せっかく集まり学ぶ時間を十分に活用していただくのですから、最大の準備をしますが、通信アクセストラブルなど、様々起こります。
その中でもリスクをできる限り回避するために、バックアップ体制を取りながら、そして、クライアントのご担当様にもご協力を得ながらオンライン研修を実施しています。
オンライン・リモートMR研修を2013年から開始している弊社が蓄積してきたスキルを
動画コンテンツおよびオンライン・リモートで研修を提供します。
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